Гібридні заходи — це відносно новий формат, який ще не завоював світ, але точно залишиться тут надовго. Оскільки після пандемії все потроху нормалізується, світ повертається до звичайного життя, а люди прагнуть спілкування у реальному житті, можливості таких подій здаються необмеженими. Гібридний формат дозволяє організаторам охопити більшу аудиторію, збільшити відвідуваність, запросити спікерів з усього світу, залучити більше спонсорів та надає інші переваги, які були б неможливими в інший спосіб.
Однак не всі, здається, повністю усвідомлюють тонкощі переходу у змішаний формат заходів. Проблема в тому, що онлайн-події – це одне, офлайн – інше, тоді як гібридні повинні поєднувати ці формати та враховувати їхні особливості, максимізуючи переваги. Основна ідея полягає в тому, щоб налагодити зв’язок і взаємодіяти з кожним учасником повною мірою, незалежно від того, звідки він/вона приєднується. Виникає питання: як зробити так, щоб обидві аудиторії відчули себе двома половинками одного цілого?
Існують також інші моменти, які ви, як організатор(-ка), повинні враховувати під час роботи над гібридними подіями. Нижче ми хотіли б окреслити ключові з них, а також поділитися можливими вирішеннями цих проблем, які, сподіваємося, полегшать вашу роботу.
Одним із основних каменів спотикання під час організації гібридного заходу є необхідність надати онлайн- і офлайн-аудиторії однаково корисний персоналізований досвід, щоб ніхто не почувався осторонь. І вирішення цієї проблеми полягає в тому, щоб зробити онлайнучасників максимально присутніми «особисто». Цього можна досягти, зокрема, розмістивши на стінах цифрові екрани з відео та фотографіями людей, які приєднуються онлайн, щоб їх могли бачити спікери та інші учасники на фізичній локації. Щоб онлайн-учасники були ще помітнішими серед відвідувачів на місці, організатори заходу можуть використовувати телероботів, як у цьому відео. Такою була й наша ідея, аби привернути увагу до виставкового стенду на Всесвітньому мобільному конгресі в Барселоні в 2017 році, але її все ще можна використовувати зараз для створення такого ж вау-ефекту на різних типах гібридних заходів.
Ще одна значна проблема, яка не дає організаторам заходів спокійно спати вночі, полягає в тому, як створити максимальні можливості для спілкування та взаємодії між локальною та онлайн-аудиторією. Одним із варіантів вирішення цього буде виділення конкретних часових проміжків, коли онлайн- і офлайн-учасники можуть поспілкуватися, і заохочення їх до цього. Також важливо організувати перерви на каву таким чином, щоб не залишати онлайн-аудиторію осторонь і створити для них особливий вид взаємодії, в той час як офлайн-учасники будуть займатися нетворкінгом.
Наступний виклик може бути не таким серйозним для досвідчених спеціалістів з організації подій, але може стати таким для початківців. Ми маємо на увазі місце проведення, під час вибору якого ви повинні пам’ятати про пошук місця з хорошим підключенням до Інтернету, необхідним аудіо/відеообладнанням та обладнанням для трансляції в прямому ефірі. Місце проведення має бути такого розміру, щоб вмістити все обладнання, команду організаторів, та відвідувачів, які беруть участь в події офлайн. Рішення полягає у тому, щоб прорахувати все заздалегідь і провести тестовий захід зі своєю командою на місці, щоб переконатися, що все піде за планом.
Останній, але не менш важливій момент, на якому хотілося б акцентувати вашу увагу, це технічний бік справи. Вибір правильної платформи для проведення заходів, яка підходить для гібридного формату, – це те, що визначає значну частину успіху майбутньої події. Майте на увазі, що універсальної технології для кожної події не існує, тому ви повинні зосередитися на пошуку найкращої для конкретних цілей вашої події. Проведіть ретельний аналіз, запитайте поради колег з індустрії організації заходів і, нарешті, ухваліть остаточне рішення.
Підбиваючи підсумок, ми хотіли б наголосити, що в умовах, коли індустрія подій неухильно рухається до гібридної ери, важливо бути гнучкими і адаптуватися до нових обставин, щоб отримати гарну відвідуваність і позитивні загальні результати. А оскільки бути попередженим заздалегідь про можливі організаційні ускладнення означає бути озброєним, тепер ви набагато краще підготовлені до майбутніх викликів.
Якщо вам цікаво дізнатися більше про гібридний формат заходів або обговорити співпрацю в організації таких заходів для вашої організації, ми запрошуємо вас запланувати відеодзвінок з нами, коли буде зручно.
