Пандемія COVID-19 сильно вплинула на спільноту, що займається організацією заходів, у 2020-2022 роках, коли всі й усе перейшло в онлайн. І хоча для деяких компаній цей перехід був досить складним, ми ж обернули ситуацію на власну користь. У 2020-2022 роках команда з організації заходів CFC Big Ideas реалізувала численні успішні онлайн-події, такі як Davos Energy Week, Djooky Music Investment Summit, Global Inclusion Online Forum, CEE GR Forum, перетворивши деякі з них на постійні глобальні івент-платформи.
Наразі повільно відбувається повернення до звичайного життя й індустрія організації заходів – не виняток: довгоочікувані офлайн-події знову з нами, причому деякі з них проводяться в гібридному форматі, який поєднує в собі віртуальні та офлайн компоненти. Залучення онлайн-аудиторії залишається ключовим викликом для організаторів заходів, тому уроки, які ми винесли під час організації онлайн-заходів, можуть бути корисними для організаторів гібридних подій у найближчому майбутньому:
Організовуючи онлайн-захід, ви завжди повинні пам’ятати одну річ: просте копіювання формату офлайн-подій онлайн не працює. Офлайн-події відбуваються здебільшого з метою налагодження зв’язків, в той час як основна мета віртуальних – освітня. Це слід враховувати при складанні програми майбутнього заходу.
Не можна недооцінювати необхідність гарної платформи для організації заходів, оскільки від неї залежить багато технічних можливостей, які безпосередньо впливають на успіх події. Чи буде доступна функція нетворкінгу? Можливість мати дві чи більше віртуальних сцен? Якісні, автоматично створені субтитри? Це лише кілька питань, які повинен поставити собі кожен організатор заходу, що ухвалює рішення про вибір платформи.
Частина успіху при організації глобальної онлайн-події також полягає в тому, щоб знайти для неї правильний час. Хоча очевидно, що ви не можете задовольнити всіх, все одно слід зосередитися на тому, щоб зробити подію в найбільш прийнятний час для вашої ключової аудиторії або більшої її частини. Сама подія повинна бути записана, щоб кожен/кожна, хто не доєднається вчасно, зміг/змогла переглянути її в будь-який зручний час.
Створення заголовків і описів, які є релевантними та привабливими, відображають болючі точки цільової аудиторії та вказують як їх вирішити, є ще одним обов’язковим завданням для організатора події. Ніхто не захоче відвідати дискусію із узагальнюючою, примітивною назвою, навіть якщо там буде найцікавіший виступ всіх часів.
Панелі, презентації, інтерв’ю та будь-які інші виступи в порядку денному мають бути короткими та динамічними: достатньо, щоб аудиторія зрозуміла тему, але не можна перевантажити її занадто великою кількістю інформації.
Онлайн-події набагато вимогливіші з точки зору змісту, який має бути більш освітнім, ніж мотивуючим, порівняно з офлайн-заходами. Очікується, що контент буде містити рецепти вирішення ключових проблем, які готові до негайного впровадження. Важливо також провести гарну підготовчу роботу зі спікерами, тобто організатор має перевірити презентації доповідачів заздалегідь і встановити певні обмеження на те, що вони можуть казати. Інакше може виникнути неприємна ситуація, коли доповідач (-ка) рекламуватиме свою компанію 15 із 30 хвилин, відведених на виступ.
Незалежно від того, наскільки захоплюючим був виступ доповідача, учасники можуть дуже легко відволікатися під час онлайн-події, бо відвідують її, не виходячи з дому. Не секрет, що шляхом вирішення цього є постійна взаємодія з вашою аудиторією (а також між самими учасниками). До елементів інтерактивності задля підвищення взаємодії можна віднести (не обмежуючись ними) опитування з питаннями, що мають відношення до виступу або різноманітні конкурси. Гарним прикладом може бути конкурс, в рамках якого автор найкращого запитання під час дискусії виграє приз.
Незважаючи на те, що налагодження зв’язків може й не бути головною перевагою для відвідування заходу, все одно важливо присвятити цьому час і зробити все належним чином. Нетворкінг може бути організований, наприклад, шляхом створення тематичних переговорних кімнат із модераторами, використання інструментів матчмейкінгу на основі штучного інтелекту на івент-платформі або, якщо це неможливо, організатор заходу може вручну з’єднати та познайомити учасників зі схожим профілем.
Щоб заощадити час під час заходу та уникнути непотрібних технічних проблем, важливо перед подією провести тестові сесії зі спікерами, модераторами та доповідачами. Таким чином, навіть якщо щось піде не так під час тестового варіанту, у вас буде час виправити ситуацію.
Не можна бути впевненим, що всі відвідувачі вашого заходу зможуть без проблем використовувати обрану вами івент-платформу. Більшість учасників, скоріш за все, побачать це програмне забезпечення вперше, тому їм потрібно все докладно пояснити – як під’єднатися до платформи, куди натиснути, щоб побачити пряму трансляцію, де знаходиться кімната для нетворкінгу тощо. Якщо цього не зробити, ви ризикуєте втратити частину аудиторії під час заходу, а також отримати негативні відгуки після нього, оскільки багато людей не зможуть самостійно зрозуміти, як все працює.
Зворотний зв’язок є надзвичайно важливим, тому не соромтеся про нього просити. Негативні відгуки особливо цінні, оскільки ви можете використати їх для того, щоб суттєво покращити свої заходи у майбутньому. Так, спочатку може здатися, що ваша подія пройшла бездоганно, враховуючи, скільки зусиль ви до неї доклали, але повірте нам, чесний зворотний зв’язок від учасників допоможе зробити ваш наступний захід на найвищому рівні.
Ми сподіваємося, що ці ключові моменти, про які необхідно пам’ятати під час організації онлайн-заходів стануть вам у нагоді в процесі підготовки майбутніх конференцій, дискусій і презентацій. Нова ера гібридних заходів наближається, і ми до неї готові. А тепер, сподіваємося, і ви теж!
Якщо вам цікаво дізнатися більше або обговорити можливу співпрацю, ми запрошуємо вас запланувати відеодзвінок із нашим менеджером з розвитку бізнесу.
